Jaarplan 2017

Jaarplan 2017 van Stichting Cellebroederskapel en Stichting Beheer Binvignat Orgel
vastgesteld in de bestuursvergadering van 18 november 2016

 

Inleiding
In 2017 proberen we een start te maken met de verwezenlijking van onze droom: het project optimalisatie daadwerkelijk uitvoeren. Het voorbereidingsjaar 2016 is wat moeizaam verlopen doordat er eind van het jaar een streep werd gehaald door een van onze belangrijkste wensen: een uitbouw van de foyer over het terras. Pas begin 2017 kan begonnen worden met een herbezinning, een duidelijk plan incl. de wijze waarop de fondsen daarvoor geworven kunnen worden.

Bestuur en bestuurssamenstelling
Het bestuur van de stichting Cellebroederskapel bestaat uit Veronica Dirksen (voorzitter), Corry de Koster (secretaris), Willy Christophe (penningmeester), Jacques Spee (lid) en Jac van de Boogard (lid) en René Thijssen (lid). Het bestuur van de stichting tot behoud van het orgel Binvignat heeft een gelijke samenstelling. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het dagelijks bestuur.
Gezocht wordt nog naar ondersteuning van het bestuur, met name personen die ervaring hebben met acquisitie, promotie, marketing en sponsor- en fondsenwerving of taken van zittende bestuursleden kunnen waarnemen.

Het bestuur komt minimaal drie keer per jaar bijeen te weten: in maart (vaststellen jaarverslag en jaarrekening, jaarlijkse zelfevaluatie van bestuur, rooster van aftreden, taakverdeling), mei (vaststellen jaarprogramma, evt. gebruikersvergadering) en oktober (vaststellen jaarplan en begroting). Bij de bestuursvergadering is ook John Eijssen (beheer/verhuuradministratie) aanwezig. In de praktijk komt de frequentie op zes kaar per jaar, met tussentijds overleg over deelprojecten of spoedzaken..

Hendrick de Keyser
De kapel is eigendom van Vereniging Hendrick de Keyser. De Vereniging zorgt voor het eigenaarsonderhoud. Aandachtspunten zijn o.a. de aanpak van scheurvorming in het gewelf. Dit is een ingrijpende operatie die volgens toezegging in 2017 zou plaatsvinden.
Ook afwatering en riolering is een samenhangend probleem dat opgelost zou worden.
Daarnaast is er overleg over wensen van de stichting tot optimalisatie, voo rzover deze van invloed zijn.

Project Optimalisatie
Afhankelijk van de mogelijkheden hiervoor fondsen te vinden staat voor 2017 ieder geval op de planning:
Binnen:
• Verplaatsbaar altaar
• Aanpassing radiatoren
• Zitcomfort kerkbanken
• Garderobe.
Buiten:
• Aanpassing van de bestrating
• Uitbreiding bergruimte
• Een luifel of andere oplossing
Voor dit geheel zal een concreet plan van aanpak moeten worden geformuleerd (plan, prioritering, fondsenwerving, uitvoering)

Beheer
Het huurdersonderhoud is voor rekening van de stichting. De firma Cellebreur zorgt voor uitvoering, alsmede schoonmaak en de gastheerfunctie.

Binnen de bestaande mogelijkheden proberen we een verdere optimaliseringslag te maken in beheer, dienstverlening en uitstraling van de kapel vooruitlopend op het project Optimalisatie. Het aantrekken van een vrijwilliger ter ondersteuning van onze beheerder eind 2016 vormt daarvoor een bijdrage.

Afstemming met gemeente, buren en Kumulus zal worden gecontinueerd.

Eind 2016 is een nieuw beheerssysteem (verhuuradministratie, boekhouding en relatiebestand) in gebruik genomen dat behulpzaam zal zijn bij een professioneel beheer, overzicht en inzicht in de administratie.

Verhuur
Het aantal vaste gebruikers op de avonden heeft zijn maximum bereikt. De maandag, dinsdag, woensdag en donderdagavond zijn bezet. De vrijdag, zaterdag en zondag worden gereserveerd voor incidentele verhuringen
Een stijging van incidentele verhuringen blijft het streven. Door de verbouwing van het stadhuis zullen ook in een deel van 2017 meer bruidsparen voor de kapel kiezen als trouwlocatie voor een burgerlijk huwelijk. Ook het aantal uitvaarten stijgt door meer bekendheid van de mogelijkheid daartoe en het feit dat de kapel zich leent voor kleinere gezelschappen.

De verhuur ten behoeve van door derden georganiseerde concerten wordt gestimuleerd door waar mogelijk te attenderen op de beschikbaarheid en de geschiktheid van de kapel incl. opties voor huurkosten, waaronder de 60/40% regeling.

Bij de verhuur worden de voorwaarden van de in 2008 verleende gebruiksvergunning inzake brandveiligheid in acht genomen. Horeca vindt alleen plaats binnen twee uur voor en twee uur na activiteiten die passen in de statutaire doelstellingen.

De vaste gebruikers ontvangen in mei een uitnodiging voor een gebruikersoverleg.

Promotie, publiciteit, marketing
De website wordt wekelijks geactualiseerd. Alle publiek toegankelijke activiteiten (zowel van de stichting als particulieren) zullen hierin worden opgenomen. De facebookpagina van de kapel wordt actiever ingezet voor aankondiging, terugblikken en reacties.

De algemene folder zullen we in 2017 updaten na realisatie van het project optimalisering. Daarnaast wordt het jaarprogramma in flyervorm breed verspreid en komen we voor het eerst met een op toeristen gerichte folder en aanbod.

Promotiemogelijkheden voor de activiteiten in de kapel via de media (gedrukt en digitaal) zullen worden benut. Daarbij wordt illustratiemateriaal bijgevoegd, die de kans op aanmerken als tip van de week verhoogt.

Onze eigen digitale nieuwsbrief met daarin de activiteiten in de maand, verschijnt minimaal een keer per maand. Streven is het verzendbestand te laten groeien van 300 tot 350 door 'toevallige' bezoekers op deze mogelijkheid te attenderen.

Tijdens door derden georganiseerde concerten zal actief op de programmering en mogelijkheden van de kapel worden geattendeerd o.a. door het uitreiken van het jaarprogramma.

Waar mogelijk wordt free publicity gegenereerd binnen de doelstelling van de stichting.

De zichtbaarheid naar buiten zal worden vergroot door het plaats van banieren tijdens activiteiten aan de toegangspoort in de Brusselsestraat

Samenwerking en afstemming met Theater aan het Vrijthof, Centrummanagement, Tout Maastricht en Maastricht Marketing zal zo veel mogelijk worden uitgenut, incl. deelname aan evenementen. Met name de samenwerking met de VVV en Centrummanagement zal worden geintensiveerd (zondagmiddagprogramma, zomerprogramma en midweek aanbod).
Ook zal actief geparticipeerd worden in de totstandkoming van de Culturele innovatieagenda van de gemeente Maastricht door het indienen van een projectvoorstel, met als thema een innovatieve route langs herbestemde kerken van Vrijthof tot Emmaplein.

Een marktonderzoek naar de concurrentiepositie van de kapel wordt de eerste helft van 2017 uitgevoerd als basis voor een herbezinning over de tariefstructuur.

Concerten
De kapel mag zich verheugen in erkenning als uitstekende locatie voor kamermuziek (incl. geluidsopnamen).

De door de stichting georganiseerde zondagmiddagconcerten kenmerken zich door hoge kwaliteit. De programmering tot en met augustus 2017 ligt vast. Medio 2017 zal het programma voor 2017/2018 worden gepresenteerd, waarbij een kwalitatief programma met ook de inzet van lokale ensembles en jonge musici de doelstelling is. Het aanbod van ensembles is meer dan voldoende. Door actief te scouten zullen we proberen het programma diverser en aansprekender te maken.

Het gemiddeld aantal bezoekers van de zondagmiddagconcerten is 40 maar dat gaat wel met grote pieken en dalen (van 17 tot 102 bezoekers). We streven naar een minimaal bezoekersaantal van 30 personen. De concurrentie van alle andere evenementen in Maastricht mag geen excuus zijn.

Vrienden
Het aantal betalende vrienden is weer teruggelopen. De Vrienden krijgen een korting van 50% op de toegangsprijs van de zondagmiddagconcerten. Dit zal worden gecontinueerd. Opvallend is dat slechts weinig vrienden de concerten bezoeken. Ook hier is een evaluatie op zijn plaats.

Binvignat-orgel
Het jaarlijks onderhoud zal worden gepleegd en nadrukkelijk wordt de luchtvochtigheid in de kapel gemonitord om de kwaliteit van het gerestaureerde orgel in stand te houden.

Bij de concertprogrammering hebben concerten waarbij het orgel gebruikt wordt een pre. Zo mogelijk zal aangesloten worden bij orgelfestivals en meegewerkt worden aan orgelwandelingen.