Jaarverslag 2016

Jaarverslag 2016 van Stichting Cellebroederskapel en Stichting tot behoud van het Binvignatorgel

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 20 juli 2017

 

Inleiding

In 2016 stond voornamelijk in het teken het project Optimalisatie. Er zijn stappen gezet, maar helaas niet zoveel als we ons hadden voorgenomen.

 Bestuur

Het bestuur bestond uit Veronica Dirksen (voorzitter), Corry de Koster (secretaris), Willy Christophe (penningmeester), Jacques Spee (lid) en Jacques van den Boogard. Er is gezocht naar verdere uitbreiding van het bestuur met bestuursleden met competenties op het gebied van sponsoring en marketing. Ondanks de actieve werving zonder resultaat , maar gelukkig is ons bestuur medio 2016 wel uitgebreid met René Thijssen, die zijn ervaring als architect vooral inzet t.bv. het project optimalisatie, maar ook anderszins vanuit een verfrissende invalshoek bijdragen levert.

Het bestuur is dit jaar op 8 januari, 11 maart, 20 mei, 11 juli, 16 september  en 18 november bijeengekomen. Daarbuiten is via email de mening van alle bestuursleden gepeild, indien tussentijds noodzakelijke beslissingen moesten worden genomen. Bij de bestuursvergaderingen  is ook John Eijssen (beheer/verhuuradministratie) aanwezig.
Naast reguliere agendapunten als begroting, jaarplan en jaarrekening, zijn en beheerszaken hebben we lang en veelvuldig  stilgestaan missie, strategie en optimalisatie

In de mei vergadering stond op basis van ons nieuwe huishoudelijk reglement voor de eerste keer het agendapunt ‘zelf evaluatie’ geagendeerd:  ieder heeft vanuit zijn rol stilgestaan bij  zowel de onderlinge relatie als de wijze van besturen en deze open uitgesproken,  hetgeen resulteerde in aandachts- en verbeterpunten die eigen zijn aan een vrijwilligersbestuur.

Het nieuwe online geautomatiseerde systeem is in de loop van 2016 in gebruik genomen voor wat betreft verhuringen en relatiebeheer. De koppeling naar het boekhoudsysteem kon in 2016 nog niet gerealiseerd worden.

Missie, visie, strategie en optimaliseringsplan

Over de missie van de kapel waren we het in het bestuur snel eens (zie onder Stichting Cellebroederskapel, Lees meer). Voor wat betreft de strategie werd vooral ingezoomd op noodzakelijke verbeterslagen in de materiele sfeer ivm de dienstverlening aan de klant (en onze concurrentiepositie) en verbeterpunten op het gebeid van de bedrijfsvoering. Beide aspecten werden neergelegd in een uitgebreid plan van aanpak (als basis voor subsidieaanvragen sponsoracties en stageopdrachten)

In oktober werd een ferme streek gehaald door onze wens om toekomstbestendigheid van de kapel te realiseren door een uitbouw over het terras (als uitbreiding van foyer en garderobe). De eigenaar van de kapel, de vereniging Hendrick de Keyser, liet bij monde van de adjunct directeur weten hier onder geen beding toestemming voor te verlenen vanuit hun visie op cultureel erfgoed (ook niet als fondsen van elders kwamen) . Even leek het dat er een alternatief was in de herontdekte keldergewelven van het oorspronkelijke  Cellebroederklooster onder de gymzaal van de Aloysiusschool, maar deze lagen te ver weg.

Dat betekende een herbezinning op alle opties die nog resten. Deze zijn in de verdere loop van 2016 voorzien van conceptontwerpen, begrotingen offertes met als items:

  • Verplaatsbaar maken van het altaar
  • Optimaliseren van zitcomfort kerkbanken
  • inklapbaar garderobesysteem
  • Optimalisering van het buffet
  • Creëren van meer bergruimte
  • Betere bestrating op het terras
  • de mogelijkheden van een luifel of andere overkapping .

Met fondsenwervingen sponsoracties kon niet worden gestart zolang er geen totaalplan lag met begroting. Wel vond er een oriëntatie plaats op de verschillen tussen fondsenwerving, crowdfunding en sponsoring en onze kansen en de mogelijkheden dit uit te besteden.

Een deel van het bestuur  bleef ook van mening dat de verwezenlijking van de missie eerst een duidelijker uitwerking van de strategie vergt als fundament voor verbeterslagen. Ook daarover is herhaaldelijk van gedachten gewisseld.

Hendrick de Keyser

De kapel is eigendom van Vereniging Hendrick de Keyser. De Vereniging zorgt voor het eigenaarsonderhoud. Actief is ingegrepen in het verankeren en monitoren van de losstaande gevel (zijde Cellebroedersstraat).. Ook is er een onderzoek verricht naar vochtproblemen.

Beheer

Het huurdersonderhoud is voor rekening van de stichting. De firma Cellebreur zorgt tot grote tevredenheid voor uitvoering, alsmede voor schoonmaak en de gastheerfunctie. Het contract is na evaluatie met twee jaar verlengd. Ter ondersteuning is een vrijwilliger toegevoegd.

Verhuur

Het aantal incidentele verhuringen is redelijk stabiel. We hadden gehoopt op een stijging van het aantal huwelijken vanwege de restauratie van het stadhuis, maar tegelijkertijd is de mogelijkheid om elders huwelijke te sluiten verruimd.

 

2011

2012

2013

2014

2015

2016

Burgerlijk huwelijk

54

63

55

47

52

59

Kerkelijke viering

4

12

10

6

6

9

Uitvaart

12

15

16

19

30

5

Doop/communcie

2

6

0

3

4

3

Concert/lezing/toneel

19

23

25

33

42

42

Totaal

91

119

106

108

134

138

Met de komst van de Vrijmetselaarsloge La Constance als vaste huurder zijn alle daarvoor in aanmerking komende dagdelen op de avonden bezet.

Bij de verhuur worden de voorwaarden van de in 2008 verleende gebruiksvergunning inzake brandveiligheid in acht genomen.

De reguliere gebruikersvergadering in mei vond dit jaar met instemming van de vaste huurders op digitale wijze plaats. Daaruit kwamen geen bijzondere aandachtspunten.

Promotie en publiciteit

De raadpleging van de website groeide in 2016 van 845 per maand  naar 911 (totaal 10.114 in 2015 en ) en unieke bezoekers met 24.016 bezoeken ipv 21.488 bezoeken in 2015). De agendapagina’s zijn veruit het populairst.

In 2016 zijn we ook voorzichtig gestart met een eigen Facebookpagina. Met name het feit dat Facebook zelf al een pagina had aangemaakt, die niet verwijderd kan worden heeft ons de eerste tijd veel hoofdbrekens gekost. Er zijn 640 Facebook-vrienden.

Het aanhoudend verzoeken om onze concerten te vermelden in uitagenda’s onder aanlevering van illustraties,  werd regelmatig beloond met het plaatsen van foto’s bij aankondigingen van onze concerten en de vermelding als tip van de week.

Aan de zichtbaarheid van de kapel is verder vormgegeven door de aanschaf van twee banieren bij de poort van de Brusselsestraat en een bord bij de ingang met een korte beschrijving van de kapel en programma.

Ook is er een toeristisch aanbod ontwikkeld, incl. nieuwe flyer en uitgebreide doorlopende powerpoint over de geschiedenis van de kapel en haar bewoners.

Als tegenprestatie voor het beschikbaar stellen van de kapel als filmlocatie is een promotiefilmpje vervaardigd dat o.a. afgespeeld kan worden op het nieuwe ledscherm in de foyer. Daarop kunnen ook andere boodschappen afgespeeld worden zoals welkomstboodschappen voor bruidsparen.

Concerten

Elk concert levert een aantal personen op, die aangenaam verrast zijn door ambiance en kwaliteit en op  onze concerten geattendeerd willen worden op onze concerten in de maandelijkse nieuwsbrief. Dat bestand is gegroeid in 2016 gegroeid van 265 naar een kleine 300. Dit jaar is er ook een gedrukt jaarprogramma verspreid onder onze eigen concertbezoekers, maar ook bij concerten van anderen.

Het aantal bezoekers varieert van 20 tot 80, waaronder altijd enkele vaste, maar steeds vaker nieuwe bezoekers en toeristen. Met name het weer en de vele andere activiteiten in Maastricht zorgen voor een onvoorspelbaar resultaat ondanks de goede publiciteit. Een korte proef met een gratis drankje leidde niet echt tot een grotere toeloop.

Het programma voor seizoen 2017/2018 is samengesteld door een selectiecommissie vanuit het bestuur en breder geprogrammeerd (klezmer, kleinkunst, Ierse harp, vibrafoon). Sinds dit seizoen wordt ook om belastingtechnische redenen gebruik gemaakt van het opting out formulier als voorwaarde voor betaling van de artiesten

Chapelle Culinaire, een avondvullend cultureel culinair programma, werd helaas geannuleerd vanwege gebrek aan belangstelling in relatie tot de daarvoor noodzakelijke investeringen in geld en personele inzet.

De kapel mag zich verheugen in erkenning als uitstekende locatie voor kamermuziek. Dat leidt tot een concertreeks van het Theater aan het Vrijthof en diverse optredens van professionele gezelschappen. We merken evenwel een behoorlijke concurrente van andere locaties met een grotere zaalcapaciteit.

Van de tariefoptie (60 procent van de recette voor de organisator en 40% voor de kapel) is regelmatig gebruik gemaakt.

Vrienden

Het aantal vrienden is wederom gedaald. De vrienden krijgen een korting van 50% op de toegangsprijs van de zondagmiddagconcerten. Dit zal worden gecontinueerd, hoewel er erg weinig gebruik van wordt gemaakt. Dit wordt ook vaker als reden voor opzegging genoemd,  evenals de crisis. Een herbezinning is op zijn plaats

Samenwerking

De navolgende structurele samenwerkingsrelaties worden onderhouden

  • Kumulus: lenen van materialen en uitwijk voor grotere koffietafels, incidenteel gebruik parkeerplaats
  • Aloysiusschool: opslag in ruil voor een enkele schoolactiviteit in de kape)l
  • Theater aan het Vrijthof  en Musica Sacra (50% korting op tarieven in ruil voor publiciteit
  • Zuyd Hogeschool: 50% korting op tarieven in ruil voor publiciteit en stageopdrachten)
  • Marketing Maastricht ; opening kapel t.b.v. Hidden Places rondleiding  en midweekarrangement  in ruil voor publiciteit, advisering en beschikbaarstelling foldermateriaal
  • Centrummanagement: afstemming programmering Lazy Sundayconcerten en onderzoek naar verdere samenwerking
  • Kruisherenhotel: incidentele samenwerking en beschikbaar stellen kapel
  • Cultuurinnovatie:  actieve deelname aan deelname aan de gemeentelijke discussie rond cultuurbeleid en cultuurinnovatie
  • St Jan: over en weer doorverwijzen.
  • Sassen Dielemans: alleenrecht op promotie voor uitvaarten in de kapel in ruil voor externe promotie voor kapel
  • Gemeente Maastricht: Aanwijzing van kapel als trouwlocatie  met promotie in gedrukte en digitale media
  • Maastrichtnet: digitale uitagenda.
  • Open monumentendag: deelname in ruil voor promotie

 Binvignat-orgel

Nadrukkelijk wordt de luchtvochtigheid in de kapel gemonitord om de kwaliteit van het gerestaureerde orgel in stand te houden. Bij de programmering van zondagmiddagconcerten wordt nadrukkelijk voorrang gegeven aan ensembles of solisten die het orgel bespelen.