Jaarverslag 2017

Jaarverslag van Stichting Cellebroederskapel en Stichting Beheer Binvignatorgel

Jaarverslag 2017
van Stichting Cellebroederskapel en Stichting tot behoud van het Binvignatorgel

DSC07058

Inleiding

In 2017 stond voornamelijk in het teken van de herbezinning op het project optimalisatie vanwege het feit dat de eigenaar van de kapel, de vereniging Hendrick de Keyser, niet mee wilde werken aan de aanvankelijke plannen.
De penningmeester trad om gezondheidsredenen vanaf juni tijdelijk terug en heeft in de loop van september zijn functie per 1-11 vacant gesteld. Ook die vacature heeft een flinke impact gehad op de resultaten van 2017.

Bestuur

Het bestuur bestond uit Veronica Dirksen (voorzitter), Corry de Koster (secretaris), Willy Christophe (penningmeester) tot november, Jacques Spee (lid) , Jac van den Boogard (lid) en René Thijssen (lid). Gelukkig kon in de vacature penningmeester per 1 november worden voorzien door het aantreden van de accountant Ruud Klinkers, die bereid was ondanks de beperkte overdracht de functie van penningsmeester te vervullen.

Het bestuur is dit jaar op 12 januari, 10 maart, 4 april, 20 juli en 29 september en 21 november bijeengekomen. Daarbuiten zijn er een aantal ad hoc bijeenkomsten geweest in kleiner verband ivm de bestuurswisseling en het project Optimalisatie. Bij de bestuursvergaderingen was tot en met juli ook John Eijssen (beheer/verhuuradministratie) aanwezig.

Naast reguliere agendapunten als begroting, jaarplan en jaarrekening en beheerszaken hebben we veelvuldig stilgestaan bij het optimalisatieplan in relatie tot missie en strategie, sponsormogelijkheden, het functioneren van het bestuur en de mogelijke samenwerking met het Centrummanagement in het kader van de Lazy Sundayconcerten.

Het nieuwe online geautomatiseerde systeem, dat in de loop van 2016 in gebruik was genomen voor wat betreft verhuringen en relatiebeheer, is uitgebreid met koppeling naar de boekhouding. In de loop van 2017 ontstond er echter een automatiseringsprobleem, dat pas aan het einde van het jaar kon worden hersteld.

Stageproject Zuyd Hogeschool

Een eerstejaars groepstage van Zuyd hogeschool naar onze dienstverlening, tarieven, marketing en activiteiten leverden de volgende resultaten en adviezen op:
1. Men is tevreden over de dienstverlening tijdens huwelijken en de kwaliteit van de concerten, maar er zijn wensen die overeenkomen met de voornemens uit het optimaliseringsplan (bijv. zitcomfort).
2. Duidelijk is dat de naamsbekendheid van de kapel redelijk is, maar niet wat er in de kapel te doen is, de activiteiten zijn onbekend. Daar ligt een uitdaging.
3. De lay-out van de website kan voor raadpleging op een mobiele telefoon verbeterd worden
4. Info over openingstijden beter vermelden
5. Buslijnen opnemen op website.
6. Het tarief voor vergaderen is te hoog
7. Facebook verbeteren qua inhoud en opzet (evenementen, opzet en basisinfo)
8. Men adviseert het aantal en soort activiteiten uit te breiden en nieuwe doelgroepen aan te boren.
De punten onder 3 t/m/ 6 zijn inmiddels overgenomen en uitgevoerd. Voor punt 1, 2 en 8 zie hierna.

Optimaliseringsplan

In oktober 2016 werd door de vereniging Hendrick de Keyser een ferme streep gehaald door onze wens om toekomstbestendigheid van de kapel te realiseren door een uitbouw over het terras (als uitbreiding van foyer en garderobe).
Het bestuur heeft zich vervolgens georiënteerd op de juridische kaders van het huurcontract, het geldende bestemmingsplan en oriënterende gesprekken gevoerd oa met de Stichting Elisabeth Strouven over de toekomst van de kapel.
De discussies in het bestuur varieerden van behoudend zijn, eerst de zaken op orde stellen en/of concrete zaken aanpakken tot de lat hoog leggen en eerst een visie ontwikkelen als basis voor de toekomst. Een en ander heeft uiteindelijk geleid tot een tweesporenbeleid.
• Enerzijds zijn binnen de huidige financiële mogelijkheden en kaders de hoogstnoodzakelijke materiële aanpassingen uitgewerkt , te weten plannen om het zitcomfort van de banken te verbeteren via het aanbrengen van foamkussens op de bestaande banken, het aanpassen van het buffetmeubel, het realiseren van een garderobevoorziening en het naar achteren plaatsen van het altaar als voorspel op een totale aanpassing. Een en ander zal in 2018 worden gerealiseerd. De noodzakelijke middelen zijn afkomstig van onze reserves en een crowdfundingsactie. Een subsidieaanvraag bij de Goede Doelen van het Preuvenemint werd helaas afgewezen.
• Anderzijds is er een commissie gevormd die tot doel heeft een voorstel te doen voor een duidelijke visie en strategie als fundament voor de toekomst. In september heeft de commissie een eerste opzet gepresenteerd.

Hendrick de Keyser

De kapel is eigendom van Vereniging Hendrick de Keyser. De Vereniging zorgt voor het eigenaarsonderhoud. In 2017 is er onderzoek uitgevoerd naar vochtproblemen en zijn er overtollige radiatoren afgekoppeld.

Beheer

Het huurdersonderhoud is voor rekening van de stichting. De firma Cellebreur zorgt voor de uitvoering, alsmede voor schoonmaak en de gastheerfunctie. Ter ondersteuning is een vrijwilliger toegevoegd.

Verhuur

Het aantal incidentele verhuringen is teruggelopen. Dat is het rechtstreeks gevolg van de sterk verruimde mogelijkheid om elders huwelijken te sluiten. Het aantal uitvaarten daalde, maar stijgt inmiddels weer.

 

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

Burgerlijk huwelijk

54

63

55

47

52

59

28

Kerkelijke viering

4

12

10

6

6

9

8

Uitvaart

12

15

16

19

30

25

14

Doop/communie

2

6

0

3

4

3

4

Concert/lezing/toneel

19

23

25

33

42

42

31

Totaal

91

119

106

108

134

138

85

Met de komst van de Vrijmetselaarsloge La Constance als vaste huurder eind 2016 waren alle daarvoor in aanmerking komende dagdelen op de avonden bezet, maar door het opheffen van het Sittards Mannenkoor vanwege de vergevorderde leeftijd van de leden, is er weer een avond vrij. Aan de andere vaste huurder is voorgesteld een huurovereenkomst met bijlage vast te leggen incl. huisregels en calamiteitenregeling.

Bij de verhuur worden de voorwaarden van de in 2008 verleende gebruiksvergunning inzake brandveiligheid in acht genomen.

De reguliere gebruikersvergadering in mei vond dit jaar met instemming van de vaste huurders op digitale wijze plaats. Daaruit kwamen geen bijzondere aandachtspunten.

Promotie en publiciteit
De raadpleging van de website stijgt naar 25.000 bezoeken, waarbij de homepage, de contact pagina en de agenda het populairst zijn. Ook op de facebook pagina worden de concerten vermeld. Er zijn 643 Facebook-vrienden.

Het aanhoudend verzoeken om onze concerten te vermelden in uitagenda's onder aanlevering van illustraties, werd regelmatig beloond met het plaatsen van foto's bij aankondigingen van onze concerten en de vermelding als tip van de week.

Aan de zichtbaarheid van de kapel is verder vormgegeven door de aanschaf van twee banieren bij de poort van de Brusselsestraat en een bord bij de ingang met een korte beschrijving van de kapel en programma.

Ook is er een toeristisch aanbod ontwikkeld, incl. nieuwe flyer en uitgebreide doorlopende powerpoint over de geschiedenis van de kapel en haar bewoners.

Concerten en andere activiteiten

Elk concert levert een aantal personen op, die aangenaam verrast zijn door ambiance en kwaliteit en op onze concerten geattendeerd willen worden op onze concerten in de maandelijkse nieuwsbrief. Dat bestand is in 2017 gegroeid van 300 naar 330. Ook dit jaar is er ook een gedrukt jaarprogramma verspreid onder onze eigen concertbezoekers, maar ook bij concerten van derden.

Het aantal bezoekers varieert van 20 tot 80, waaronder altijd een vaste kern, maar ook steeds vaker nieuwe bezoekers en toeristen. Met name het weer en de vele andere activiteiten in Maastricht zorgen voor een onvoorspelbaar resultaat ondanks de goede publiciteit.

Het programma voor seizoen 2017/2018 van de maandelijkse zondagmiddagconcerten is samengesteld door een selectiecommissie vanuit het bestuur en breder geprogrammeerd.

De kapel mag zich verheugen in erkenning als uitstekende locatie voor kamermuziek, maar het Theater aan het Vrijthof programmeert meer in eigen en grotere locaties.
Van de tariefoptie (60 procent van de recette voor de organisator en 40% voor de kapel) is regelmatig gebruik gemaakt.

Begin 2017 zijn er onderhandelingen gevoerd met het centrummanagement omtrent de mogelijkheid om de wekelijkse lazy sundayconcerten in de kapel te houden waarbij ons zondagmiddagconcert daar integraal onder deel van uit zou maken. Daarbij moest wel onze tarieven verlaagd worden en wekelijks inzet worden gepleegd op bemensing van de kassa en buffet. In het bestuur is uiteindelijk besloten geen samenwerkingsrelatie aan te gaan.

Een nieuw fenomeen deed zijn intrede. De kapel werd enthousiast begroet als locatie voor de Urbantrail en Citytrail (recreatieve hardloopwedstrijden door historische panden).

Ook een kunstexpositieweekend in juni krijgt een vervolg in 2018

Vrienden

Het aantal betalende vrienden is tot een minimum wederom gedaald. De vrienden krijgen een korting van 50% op de toegangsprijs van de zondagmiddagconcerten. Een herbezinning is op zijn plaats

Samenwerking

De navolgende structurele samenwerkingsrelaties worden onderhouden

• Kumulus: lenen van materialen en uitwijk voor grotere koffietafels, incidenteel gebruik parkeerplaats
• Aloysiusschool: opslag in ruil voor een enkele schoolactiviteit in de kapel
• Theater aan het Vrijthof en Musica Sacra (50% korting op tarieven in ruil voor publiciteit
• Zuyd Hogeschool: 50% korting op tarieven in ruil voor publiciteit en stageopdrachten
• Marketing Maastricht ; opening kapel t.b.v. Hidden Places rondleiding en midweekarrangement in ruil voor publiciteit, advisering en beschikbaarstelling foldermateriaal
• Kruisherenhotel: incidentele samenwerking en beschikbaar stellen kapel
• Cultuurinnovatie: actieve deelname aan deelname aan de gemeentelijke discussie rond cultuurbeleid en cultuurinnovatie
• St Jan: over en weer doorverwijzen.
• Sassen Dielemans: alleenrecht op promotie voor uitvaarten in de kapel in ruil voor externe promotie voor kapel
• Gemeente Maastricht: Aanwijzing van de kapel als trouwlocatie met promotie in gedrukte en digitale media
• Maastrichtnet: digitale uitagenda.
• Open monumentendag: deelname in ruil voor promotie
Er wordt ook actief meegewerkt aan de zevenjaarlijkse Heiligdomsvaart in 2018 via het organiseren van een reeks orgelconcerten.

Binvignat-orgel

Nadrukkelijk wordt de luchtvochtigheid in de kapel gemonitord om de kwaliteit van het gerestaureerde orgel in stand te houden. Bij de programmering van zondagmiddagconcerten wordt voorrang gegeven aan ensembles of solisten die het orgel bespelen.
Geconstateerd is dat de scheurvorming in het gewelf toch geleid heeft tot gruis in de orgelpijpen. In 2018 volgt daarom op advies van de mentor van het orgel, Remy Syrier, een schoonmaakbeurt.